4 Funzionalità Importanti Da Conoscere Se Usi Microsoft Teams

Microsoft Teams è una piattaforma ormai indispensabile per milioni di professionisti, ma le sue capacità vanno ben oltre le semplici chat e videochiamate. Con oltre 320 milioni di utenti attivi mensili, il servizio si evolve costantemente, introducendo nuove funzionalità che spesso passano inosservate o non vengono pienamente sfruttate. In un’era dominata dal lavoro a distanza, queste innovazioni sono progettate per semplificare la comunicazione e migliorare l’esperienza utente, rendendo più efficienti sia le riunioni che la gestione dei messaggi. Di seguito, esploriamo quattro importanti funzionalità che ogni utente di Microsoft Teams dovrebbe conoscere per ottimizzare il proprio flusso di lavoro.

Una delle fonti di maggiore frustrazione durante le riunioni è la tendenza a sforare i tempi prestabiliti, soprattutto quando si susseguono molti relatori. Per ovviare a questo problema, a metà del 2025 Microsoft Teams ha introdotto un timer per il conto alla rovescia nelle riunioni. Attivabile selezionando “Altro” e poi “Timer” dalla barra degli strumenti superiore, questo strumento visualizza il tempo rimanente nell’angolo in alto a sinistra dello schermo, visibile a tutti i partecipanti con capacità di presentatore. Il timer, impostabile fino a 100 minuti, cambia colore in rosso all’avvicinarsi della fine e lampeggia quando il tempo è esaurito, contribuendo a mantenere le discussioni puntuali. È possibile modificarlo o annullarlo in qualsiasi momento, ma è importante notare che funziona solo per le riunioni programmate, escludendo eventi live, webinar o chiamate spontanee.

Lavorare in ambienti rumorosi, come uffici open space o case affollate, può rendere difficile partecipare a una videochiamata senza interruzioni. Microsoft Teams offre una soluzione a questo problema con la funzione di isolamento vocale, che utilizza l’intelligenza artificiale per ridurre il rumore di fondo mentre si parla. Per attivarla, è necessario creare un profilo vocale. Questo processo rapido si avvia cliccando sui tre puntini nella barra degli strumenti, accedendo alle “Impostazioni”, selezionando “Riconoscimento” e infine “Crea un profilo vocale”. Dopo aver avviato la “Acquisizione vocale”, si legge un breve paragrafo e si conclude l’acquisizione. Durante una chiamata, l’isolamento vocale può essere attivato o disattivato tramite il menu a discesa accanto al pulsante del microfono in alto a destra, garantendo chiarezza anche nelle situazioni più caotiche.

Quante volte si è desiderato poter riavvolgere una riunione per cogliere un passaggio perso a causa di un ritardo o di una distrazione? Dal 2021, Microsoft Teams risponde a questa esigenza con la trascrizione live. Questa funzionalità permette di leggere in tempo quasi reale quanto viene detto, ed è disponibile anche una volta terminata la riunione. Similmente ai modelli di trascrizione basati su intelligenza artificiale di Meta, è in grado di distinguere i diversi oratori. Microsoft ha chiarito che i dati non vengono archiviati né utilizzati per addestrare i propri modelli AI, garantendo la privacy degli utenti. L’organizzatore della riunione o un presentatore può attivare la trascrizione live tramite i tre puntini nella barra degli strumenti, previa autorizzazione dell’amministratore, e tutti i partecipanti vengono notificati. Per chi desidera maggiore anonimato, è possibile disattivare l’attribuzione degli oratori nella sezione accessibilità delle proprie impostazioni.

Le interruzioni e le distrazioni sono all’ordine del giorno, e capita spesso di iniziare a scrivere un messaggio e di essere costretti a interrompere, dimenticando poi a chi si stava scrivendo o il contesto. Per semplificare il recupero dei messaggi non inviati, a partire da marzo 2026 Microsoft Teams introduce una funzionalità che rende più facile trovare le bozze. Dal pannello sinistro della chat di Teams, gli utenti possono accedere a una sezione dedicata alle bozze, dove verrà visualizzato un elenco di tutti i messaggi digitati ma non inviati. Ciò significa che se si è interrotta la stesura di un messaggio lasciando del testo nella casella, non si perderà più il contenuto e non sarà necessario cercarlo o riscriverlo. Una volta individuata la bozza desiderata, è possibile scartarla o tornare alla conversazione originale per riprendere da dove si era interrotto.